QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG THỰC

Trang thông tin điện tử Thị Trấn Gio Linh

QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG THỰC

04/07/2023
1518 lượt xem

Văn bản pháp lý:

Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.

Thông tư số 01/2020/TT-BTP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.

Nghị định số 82/2020/NĐ-CP ngày 15 tháng 7 năm 2020 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp; hành chính tư pháp; hôn nhân và gia đình; thi hành án dân sự; phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã.

I. Quy định chung về chứng thực

1. Một số từ ngữ (Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP)

- “Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

- “Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.

- “Chứng thực hợp đồng, giao dịch” là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

- “Bản chính” là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

- “Bản sao” là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.

- “Sổ gốc” là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính theo quy định của pháp luật, trong đó có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp.

- “Văn bản chứng thực” là giấy tờ, văn bản, hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực theo quy định.

- “Người thực hiện chứng thực” là Trưởng phòng, Phó Trưởng Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn; công chứng viên của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng; viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự của Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.

2. Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực (Điều 3 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP)

- Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

- Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

- Chữ ký được chứng thực theo quy định có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.

- Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

3. Giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản đã được chứng thực không đúng quy định pháp luật (Điều 7 Thông tư số 01/2020/TT-BTP)

- Các giấy tờ, văn bản được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không đúng quy định thì không có giá trị pháp lý.

- Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực không đúng quy định đối với giấy tờ, văn bản do Phòng Tư pháp chứng thực. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực không đúng quy định đối với giấy tờ, văn bản do cơ quan mình chứng thực.

Sau khi ban hành quyết định hủy bỏ giấy tờ, văn bản chứng thực, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm đăng tải thông tin về giấy tờ, văn bản đã được chứng thực nhưng không có giá trị pháp lý lên Cổng thông tin điện tử của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

- Người đứng đầu Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và các cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực không đúng quy định đối với giấy tờ, văn bản do cơ quan mình chứng thực và đăng tải thông tin về giấy tờ, văn bản đã được chứng thực nhưng không có giá trị pháp lý lên Trang thông tin điện tử của cơ quan mình.

- Việc ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý và đăng tải thông tin thực hiện ngay sau khi phát hiện giấy tờ, văn bản đó được chứng thực không đúng quy định pháp luật.

4. Thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc (Điều 4 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP)

- Cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc có thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc theo quy định, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

- Việc cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện đồng thời với việc cấp bản chính hoặc sau thời điểm cấp bản chính.

5. Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực (Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP)

a) Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Phòng Tư pháp) có thẩm quyền và trách nhiệm:

- Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;

- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;

- Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;

- Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

- Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản.

Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp thực hiện chứng thực các việc, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng Tư pháp.

b) Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã) có thẩm quyền và trách nhiệm:

- Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;

- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;

- Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

- Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai;

- Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;

- Chứng thực di chúc;

- Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;

- Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản, các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai, nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở.

Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã.

c) Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi chung là Cơ quan đại diện) có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc sau đây:

- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;

- Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.

Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự ký chứng thực và đóng dấu của Cơ quan đại diện.

d) Công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc sau đây, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng (sau đây gọi chung là tổ chức hành nghề công chứng):

- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch.

đ) Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, chứng thực di chúc không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.

e) Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất. Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà.

6. Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực (Điều 7 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, Điều 2 Thông tư số 01/2020/TT-BTP)

- Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực phải được bảo đảm ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ; trừ các trường hợp sau đây:

+ Gia hạn thời gian chứng thực bản sao từ bản chính: đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều loại bản chính giấy tờ, văn bản; bản chính có nhiều trang; yêu cầu số lượng nhiều bản sao; nội dung giấy tờ, văn bản phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không thể đáp ứng được thời hạn nêu trên thì thời hạn chứng thực được kéo dài thêm không quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.

+ Thời hạn chứng thực chữ ký người dịch được thực hiện như trên hoặc có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.

+ Thời hạn chứng thực hợp đồng, giao dịch không quá 02 (hai) ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ yêu cầu chứng thực hoặc có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.

- Đối với những việc chứng thực tiếp nhận sau 15 giờ mà cơ quan thực hiện chứng thực không thể giải quyết và trả kết quả ngay trong ngày hoặc phải kéo dài thời hạn giải quyết theo quy định thì người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực. Khi tiếp nhận, giải quyết yêu cầu chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ và người thực hiện chứng thực không được đặt thêm thủ tục, không được gây phiền hà, yêu cầu nộp thêm giấy tờ trái quy định.

7. Quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực (Điều 8 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, Điều 9 Thông tư số 01/2020/TT-BTP)

- Người yêu cầu chứng thực có quyền yêu cầu chứng thực tại bất kỳ cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nào thuận tiện nhất, trừ trường hợp chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất và việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà. Trong trường hợp bị từ chối chứng thực thì có quyền yêu cầu cơ quan, tổ chức từ chối giải thích rõ lý do bằng văn bản hoặc khiếu nại theo quy định của pháp luật.

- Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của giấy tờ, văn bản mà mình yêu cầu chứng thực hoặc xuất trình khi làm thủ tục chứng thực theo quy định.

- Khi yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính, người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính để đối chiếu và chịu trách nhiệm về tính xác thực của bản chính được sử dụng để chứng thực bản sao. Bản chính phải bảo đảm về nội dung và hình thức mà cơ quan nhà nước đã ban hành hoặc xác nhận.

- Đối với hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực đúng quy định, trong quá trình thực hiện, nếu có phát sinh mâu thuẫn, tranh chấp, khiếu kiện, khiếu nại thì người yêu cầu chứng thực phải hoàn toàn chịu trách nhiệm.

8. Nghĩa vụ, quyền của người thực hiện chứng thực (Điều 9 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, Điều 8 Thông tư số 01/2020/TT-BTP)

- Bảo đảm trung thực, chính xác, khách quan khi thực hiện chứng thực.

- Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực của mình.

- Không được chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực chữ ký có liên quan đến tài sản, lợi ích của bản thân mình hoặc của những người thân thích là vợ hoặc chồng; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi của vợ hoặc chồng; con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể; ông, bà; anh chị em ruột, anh chị em ruột của vợ hoặc chồng; cháu là con của con đẻ, con nuôi.

- Từ chối chứng thực trong các trường hợp: bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao, trường hợp không được chứng thực chữ ký; giấy tờ, văn bản không được dịch để chứng thực chữ ký người dịch.

- Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin cần thiết để xác minh tính hợp pháp của giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực.

- Lập biên bản tạm giữ, chuyển cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử lý theo quy định của pháp luật đối với giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực được cấp sai thẩm quyền, giả mạo hoặc có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.

- Hướng dẫn người yêu cầu chứng thực bổ sung hồ sơ, nếu hồ sơ chứng thực chưa đầy đủ hoặc hướng dẫn nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền chứng thực, nếu nộp hồ sơ không đúng cơ quan có thẩm quyền.

Trong trường hợp từ chối chứng thực, người thực hiện chứng thực phải giải thích rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực.

- Trách nhiệm khi tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông: khi tiếp nhận hồ sơ chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông, người tiếp nhận hồ sơ (công chức của Phòng Tư pháp, công chức tư pháp - hộ tịch của Ủy ban nhân dân cấp xã) có trách nhiệm kiểm tra kỹ hồ sơ, tính xác thực về chữ ký của người yêu cầu chứng thực. Người tiếp nhận hồ sơ phải bảo đảm người yêu cầu chứng thực chữ ký minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình; các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có năng lực hành vi dân sự, tự nguyện giao kết hợp đồng, giao dịch.

9. Địa điểm chứng thực (Điều 10 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP)

- Việc chứng thực được thực hiện tại trụ sở cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực, trừ trường hợp chứng thực di chúc, chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực chữ ký mà người yêu cầu chứng thực thuộc diện già yếu, không thể đi lại được, đang bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác.

- Khi thực hiện chứng thực phải ghi rõ địa điểm chứng thực; trường hợp chứng thực ngoài trụ sở phải ghi rõ thời gian (giờ, phút) chứng thực.

- Cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực phải bố trí người tiếp nhận yêu cầu chứng thực các ngày làm việc trong tuần; phải niêm yết công khai lịch làm việc, thẩm quyền, thủ tục, thời gian giải quyết và lệ phí, chi phí chứng thực tại trụ sở của cơ quan, tổ chức.

II. Cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký

1. Cấp bản sao từ sổ gốc (Điều 16 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP)

Cá nhân, tổ chức có quyền yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc, gồm: cá nhân, tổ chức được cấp bản chính; người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cá nhân, tổ chức được cấp bản chính; cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết.

2. Chứng thực bản sao từ bản chính

a) Giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính (Điều 18 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP)

- Bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp.

- Bản chính giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

b) Bản sao từ bản chính (Điều 10 Thông tư số 01/2020/TT-BTP)

Bản sao từ bản chính để chứng thực phải gồm đầy đủ số trang có thông tin của bản chính.

Ví dụ: chứng thực bản sao từ bản chính sổ hộ khẩu thì phải chụp đầy đủ trang bìa và các trang của sổ đã ghi thông tin về các thành viên có tên trong sổ; chứng thực hộ chiếu thì phải chụp cả trang bìa và toàn bộ các trang của hộ chiếu có ghi thông tin.

c) Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực bản sao, người thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính, người tiếp nhận hồ sơ khi chứng thực bản sao từ bản chính (Điều 19 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, Điều 11 Thông tư số 01/2020/TT-BTP)

- Người yêu cầu chứng thực bản sao phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của bản chính giấy tờ, văn bản dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao; không được yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao.

- Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao đúng với bản chính.

- Người thực hiện chứng thực (đối với trường hợp người thực hiện chứng thực tiếp nhận hồ sơ), người tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu bản sao với bản chính và bảo đảm chỉ thực hiện chứng thực bản sao sau khi đã đối chiếu đúng với bản chính.

Nếu phát hiện bản chính thuộc một trong các trường hợp giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao thì cơ quan thực hiện chứng thực từ chối tiếp nhận hồ sơ. Trường hợp người yêu cầu chứng thực sử dụng bản chính bị tẩy xóa, thêm bớt, làm sai lệch nội dung, sử dụng giấy tờ giả hoặc bản sao có nội dung không đúng với bản chính thì người tiếp nhận, giải quyết hồ sơ lập biên bản vi phạm, giữ lại hồ sơ để đề nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý theo quy định pháp luật.

d) Trường hợp được gia hạn thời gian chứng thực bản sao từ bản chính (Điều 21 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP)

Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều loại bản chính giấy tờ, văn bản; bản chính có nhiều trang; yêu cầu số lượng nhiều bản sao; nội dung giấy tờ, văn bản phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không thể đáp ứng được thời hạn quy định thì thời hạn chứng thực được kéo dài thêm không quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.

đ) Bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao (Điều 22 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP)

- Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.

- Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.

- Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.

- Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.

- Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định.

- Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

3. Chứng thực chữ ký

a) Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực chữ ký và người thực hiện chứng thực chữ ký (Điều 23 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP)

- Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản mà mình ký để yêu cầu chứng thực chữ ký; không được yêu cầu chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân và giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch (trừ trường hợp chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản hoặc trường hợp pháp luật có quy định khác).

- Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực về chữ ký của người yêu cầu chứng thực trong giấy tờ, văn bản.

b) Trường hợp không được chứng thực chữ ký (Điều 25 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP)

- Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.

- Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo.

- Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.

- Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp quy định tại Điểm d Khoản 4 Điều 24 của Nghị định này hoặc trường hợp pháp luật có quy định khác.

c) Áp dụng trong trường hợp đặc biệt (Điều 26 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP)

Việc chứng thực chữ ký theo các quy định trên cũng được áp dụng trong trường hợp chứng thực điểm chỉ khi người yêu cầu chứng thực chữ ký không ký được và trường hợp người yêu cầu chứng thực không thể ký, điểm chỉ được. Tùy theo từng trường hợp, nội dung lời chứng được ghi theo mẫu quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

d) Chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài (Điều 12 Thông tư số 01/2020/TT-BTP)

Khi chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài, nếu người tiếp nhận hồ sơ, người thực hiện chứng thực không hiểu rõ nội dung của giấy tờ, văn bản thì đề nghị người yêu cầu chứng thực nộp kèm theo bản dịch ra tiếng Việt của giấy tờ, văn bản. Bản dịch ra tiếng Việt không phải công chứng hoặc chứng thực chữ ký người dịch, nhưng người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch.

đ) Cách thức chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản (Điều 13 Thông tư số 01/2020/TT-BTP)

- Lời chứng phải ghi ngay phía dưới chữ ký được chứng thực hoặc trang liền sau của trang giấy tờ, văn bản có chữ ký được chứng thực. Trường hợp lời chứng được ghi tại tờ liền sau của trang có chữ ký thì phải đóng dấu giáp lai giữa giấy tờ, văn bản chứng thực chữ ký và trang ghi lời chứng.

- Trường hợp giấy tờ, văn bản có nhiều người ký thì phải chứng thực chữ ký của tất cả những người đã ký trong giấy tờ, văn bản đó.

e) Chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền (Điều 14 Thông tư số 01/2020/TT-BTP)

- Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản thì được thực hiện dưới hình thức chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền.

- Việc chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền bảo đảm các điều kiện trên được thực hiện trong các trường hợp sau đây:

+ Ủy quyền về việc nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ, trừ trường hợp pháp luật quy định không được ủy quyền;

+ Ủy quyền nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp;

+ Ủy quyền nhờ trông nom nhà cửa;

+ Ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại Ngân hàng chính sách xã hội.

- Đối với việc ủy quyền không thuộc một trong các trường hợp nêu trên thì không được yêu cầu chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền; người yêu cầu chứng thực phải thực hiện các thủ tục theo quy định về chứng thực hợp đồng, giao dịch.

h) Chứng thực chữ ký trong tờ khai lý lịch cá nhân (Điều 15 Thông tư số 01/2020/TT-BTP)

- Các quy định về chứng thực chữ ký được áp dụng để chứng thực chữ ký trên tờ khai lý lịch cá nhân. Người thực hiện chứng thực không ghi bất kỳ nhận xét gì vào tờ khai lý lịch cá nhân, chỉ ghi lời chứng chứng thực theo mẫu quy định. Trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác về việc ghi nhận xét trên tờ khai lý lịch cá nhân thì tuân theo pháp luật chuyên ngành.

- Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung trong tờ khai lý lịch cá nhân của mình. Đối với những mục không có nội dung trong tờ khai lý lịch cá nhân thì phải gạch chéo trước khi yêu cầu chứng thực.

4. Người dịch, chứng thực chữ ký người dịch

a) Tiêu chuẩn, điều kiện của người dịch (Điều 27 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Điều 16 Thông tư số 01/2020/TT-BTP)

- Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định của pháp luật.

- Có bằng cử nhân ngoại ngữ trở lên về thứ tiếng nước ngoài cần dịch hoặc có bằng tốt nghiệp đại học trở lên đối với thứ tiếng nước ngoài cần dịch. Trường hợp có bằng đại học trở lên đối với chuyên ngành khác được học bằng thứ tiếng nước ngoài cần dịch thì người dịch cần xuất trình thêm bảng điểm hoặc giấy tờ để chứng minh ngôn ngữ học của mình.

Đối với ngôn ngữ không phổ biến mà người dịch không có bằng cử nhân ngoại ngữ, bằng tốt nghiệp đại học theo quy định thì phải thông thạo ngôn ngữ cần dịch.

b) Cộng tác viên dịch thuật (Điều 28, 29 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, Điều 19 Thông tư số 01/2020/TT-BTP)

- Người có đủ tiêu chuẩn, điều kiện của người dịch theo quy định được làm cộng tác viên dịch thuật của Phòng Tư pháp trong phạm vi cả nước. Phòng Tư pháp có trách nhiệm kiểm tra tiêu chuẩn, điều kiện của cộng tác viên dịch thuật và lập danh sách cộng tác viên dịch thuật của phòng, báo cáo Sở Tư pháp phê duyệt.

- Trên cơ sở danh sách cộng tác viên dịch thuật đã được Sở Tư pháp phê duyệt, Phòng Tư pháp niêm yết công khai tại trụ sở của Phòng Tư pháp để tạo điều kiện thuận lợi cho người yêu cầu chứng thực trong việc liên hệ với người dịch.

- Người dịch là cộng tác viên của Phòng Tư pháp phải ký hợp đồng cộng tác viên dịch thuật với Phòng Tư pháp, trong đó xác định rõ trách nhiệm của người dịch đối với nội dung, chất lượng của bản dịch.

- Người dịch là cộng tác viên của Phòng Tư pháp phải đăng ký chữ ký mẫu tại Phòng Tư pháp. Khi đăng ký chữ ký mẫu, người dịch phải nộp Văn bản đề nghị đăng ký chữ ký mẫu và trực tiếp ký trước mặt Trưởng Phòng Tư pháp 03 (ba) chữ ký mẫu trong Văn bản đề nghị đăng ký chữ ký mẫu. Trường hợp muốn thay đổi chữ ký thì cộng tác viên phải có văn bản đề nghị đăng ký lại chữ ký mẫu và ký 03 (ba) chữ ký trong Văn bản đề nghị đăng ký chữ ký mẫu. Việc ký 03 (ba) chữ ký mẫu được thực hiện trước mặt Trưởng phòng Tư pháp.

c) Trách nhiệm của người dịch và người thực hiện chứng thực chữ ký người dịch (Điều 30 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP)

- Người dịch phải chịu trách nhiệm trước khách hàng, trước cơ quan thực hiện chứng thực về tính chính xác của nội dung bản dịch; không được dịch những giấy tờ, văn bản quy định không được dịch để chứng thực chữ ký người dịch.

- Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực về chữ ký của người dịch trong bản dịch.

d) Giấy tờ, văn bản không được dịch để chứng thực chữ ký người dịch (Điều 32 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP)

- Giấy tờ, văn bản đã bị tẩy xóa, sửa chữa; thêm, bớt nội dung không hợp lệ.

- Giấy tờ, văn bản bị hư hỏng, cũ nát không xác định được nội dung.

- Giấy tờ, văn bản đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được dịch.

- Giấy tờ, văn bản có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.

- Giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật; trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại.

III. Chứng thực hợp đồng, giao dịch

1. Phạm vi chứng thực hợp đồng, giao dịch (Điều 34 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP)

- Hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải chứng thực.

- Hợp đồng, giao dịch mà pháp luật không quy định phải chứng thực nhưng cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu chứng thực.

2. Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch và người thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch (Điều 35 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP)

- Người yêu cầu chứng thực phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch; tính hợp lệ, hợp pháp của bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó; trừ trường hợp người lập di chúc đang bị cái chết đe dọa đến tính mạng.

- Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

Người thực hiện chứng thực có quyền từ chối chứng thực hợp đồng, giao dịch có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội.

3. Thời hạn chứng thực hợp đồng, giao dịch (Điều 37 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP)

Thời hạn chứng thực hợp đồng, giao dịch không quá 02 (hai) ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ yêu cầu chứng thực hoặc có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.

4. Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch (Điều 38 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP)

- Việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực chỉ được thực hiện khi có thỏa thuận bằng văn bản của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

- Việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch được thực hiện tại cơ quan đã chứng thực hợp đồng, giao dịch. Trường hợp sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ một phần hoặc toàn bộ di chúc thì có thể chứng thực tại bất kỳ cơ quan có thẩm quyền chứng thực nào; cơ quan đã thực hiện việc sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ một phần hoặc toàn bộ di chúc phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan đã chứng thực trước đây về nội dung sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ một phần hoặc toàn bộ di chúc để ghi chú vào sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch.

5. Sửa lỗi sai sót trong hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực (Điều 39 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP)

- Việc sửa lỗi sai sót trong khi ghi chép, đánh máy, in hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực được thực hiện theo thỏa thuận bằng văn bản của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch, nếu không làm ảnh hưởng đến quyền, nghĩa vụ của các bên và được thực hiện tại cơ quan đã chứng thực hợp đồng, giao dịch.

- Người thực hiện chứng thực gạch chân lỗi sai sót cần sửa, đóng dấu của cơ quan thực hiện chứng thực và ghi vào bên lề của hợp đồng, giao dịch nội dung đã sửa, họ tên, chữ ký của người sửa, ngày tháng năm sửa.

6. Cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực (Điều 40 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP)

- Cơ quan lưu trữ hợp đồng, giao dịch có trách nhiệm cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực theo yêu cầu của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch, người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch.

- Người yêu cầu cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch phải xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng để người thực hiện chứng thực kiểm tra.

- Việc chứng thực bản sao từ bản chính hợp đồng, giao dịch nêu trên được thực hiện như sau:

+ Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp.

+ Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính, bản chính giấy tờ, văn bản không thuộc các trường hợp không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao thì thực hiện chứng thực như sau: ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định; ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai. Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.

7. Trách nhiệm của cơ quan thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch (Điều 21 Thông tư số 01/2020/TT-BTP)

- Cơ quan thực hiện chứng thực có trách nhiệm tuyên truyền, phổ biến để người yêu cầu chứng thực nhận thức rõ trách nhiệm đối với nội dung của hợp đồng, giao dịch và hệ quả pháp lý của việc chứng thực hợp đồng, giao dịch.

- Trường hợp cơ quan thực hiện chứng thực phát hiện tài sản là đối tượng của hợp đồng, giao dịch là tài sản bất hợp pháp hoặc đang có tranh chấp, đã hoặc đang là đối tượng của hợp đồng, giao dịch khác thì cơ quan thực hiện chứng thực lập biên bản vi phạm, giữ lại hồ sơ để đề nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý theo quy định pháp luật.

8. Người phiên dịch và người làm chứng trong chứng thực hợp đồng, giao dịch (Điều 22 Thông tư số 01/2020/TT-BTP)

- Trong trường hợp người yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch không thông thạo tiếng Việt thì phải có người phiên dịch. Người phiên dịch phải là người có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định của pháp luật, thông thạo tiếng Việt và ngôn ngữ mà người yêu cầu chứng thực sử dụng. Người phiên dịch do người yêu cầu chứng thực mời hoặc do cơ quan thực hiện chứng thực chỉ định. Thù lao phiên dịch do người yêu cầu chứng thực trả.

- Theo quy định, các bên tham gia hợp đồng, giao dịch phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực. Trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của các tổ chức tín dụng, doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký mẫu tại cơ quan thực hiện chứng thực thì có thể ký trước vào hợp đồng; người thực hiện chứng thực phải đối chiếu chữ ký của họ trong hợp đồng với chữ ký mẫu trước khi thực hiện chứng thực, nếu nghi ngờ chữ ký trong hợp đồng khác với chữ ký mẫu thì yêu cầu người đó ký trước mặt. Trường hợp người yêu cầu chứng thực không ký được thì phải điểm chỉ; nếu người đó không đọc được, không nghe được, không ký, không điểm chỉ được thì phải có 02 (hai) người làm chứng. Người làm chứng phải có đủ năng lực hành vi dân sự và không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch.

Người làm chứng do người yêu cầu chứng thực bố trí. Trường hợp người yêu cầu chứng thực không bố trí được thì đề nghị cơ quan thực hiện chứng thực chỉ định người làm chứng. Người làm chứng phải xuất trình giấy tờ tùy thân còn giá trị sử dụng để người thực hiện chứng thực kiểm tra; ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.

IV. Xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động chứng thực

(1) Hành vi vi phạm quy định về chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký (Điều 34 Nghị định số 82/2020/NĐ-CP)

1. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với hành vi tẩy xoá, sửa chữa làm sai lệch nội dung của bản chính để yêu cầu chứng thực bản sao.

2. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Giả mạo chữ ký của người thực hiện chứng thực;

b) Không thực hiện yêu cầu chứng thực đúng thời hạn theo quy định;

c) Chứng thực ngoài trụ sở của tổ chức thực hiện chứng thực, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;

d) Từ chối yêu cầu chứng thực không đúng quy định của pháp luật;

đ) Không bố trí người tiếp nhận yêu cầu chứng thực các ngày làm việc trong tuần; không niêm yết công khai lịch làm việc, thẩm quyền, thủ tục, thời gian giải quyết, phí, chi phí chứng thực tại trụ sở của tổ chức thực hiện chứng thực;

e) Không ghi hoặc ghi không rõ địa điểm chứng thực; thực hiện chứng thực ngoài trụ sở mà không ghi rõ thời gian (giờ, phút) chứng thực;

g) Ghi lời chứng không đúng mẫu theo quy định của pháp luật;

h) Lập, quản lý, sử dụng sổ chứng thực không đúng quy định của pháp luật.

3. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 7.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký mà không ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu theo đúng quy định; không ghi lời chứng vào trang cuối của bản sao giấy tờ, văn bản có từ 02 trang trở lên; không đóng dấu giáp lai đối với bản sao giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực đã ký có từ 02 tờ trở lên;

b) Chứng thực chữ ký trong trường hợp người yêu cầu chứng thực không ký trước mặt người thực hiện chứng thực hoặc không ký trước mặt người tiếp nhận hồ sơ chứng thực chữ ký;

c) Không ghi lời chứng trong văn bản chứng thực;

d) Nhận, đòi hỏi tiền hoặc lợi ích khác từ người yêu cầu chứng thực ngoài phí, chi phí chứng thực đã được niêm yết;

đ) Không lưu trữ sổ chứng thực, giấy tờ, văn bản đã chứng thực chữ ký trong thời hạn 02 năm, trừ trường hợp chứng thực chữ ký của người giám định trong bản kết luận giám định tư pháp;

e) Không thực hiện báo cáo thống kê số liệu về chứng thực định kỳ 06 tháng và hằng năm;

g) Chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký mà không ghi vào sổ chứng thực.

4. Phạt tiền từ 7.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ; bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung;

b) Chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận mà chưa được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật, điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại;

c) Chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp;

d) Chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập mà không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền;

đ) Chứng thực chữ ký trong trường hợp người yêu cầu chứng thực xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực thẻ căn cước công dân hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu không còn giá trị sử dụng;

e) Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;

g) Chứng thực chữ ký có liên quan đến tài sản, lợi ích của bản thân mình hoặc của những người thân thích là vợ, chồng; cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi; cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi của vợ hoặc chồng; con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể; ông nội, bà nội, ông ngoại, bà ngoại; anh, chị, em ruột; anh, chị, em ruột của vợ hoặc chồng; cháu là con của con đẻ, con nuôi của người chứng thực.

5. Tước quyền sử dụng thẻ công chứng viên từ 09 tháng đến 12 tháng đối với một trong các hành vi sau:

a) Chứng thực bản sao từ bản chính hoặc chữ ký trong giấy tờ, văn bản có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân;

b) Chứng thực bản sao từ bản chính mà không đối chiếu với bản chính;

c) Chứng thực chữ ký trong trường hợp tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.

6. Hình thức xử phạt bổ sung:

a) Tước quyền sử dụng thẻ công chứng viên từ 03 tháng đến 06 tháng đối với hành vi vi phạm quy định tại các điểm b, c và d khoản 3 nêu trên;

b) Tước quyền sử dụng thẻ công chứng viên từ 06 tháng đến 09 tháng đối với hành vi vi phạm quy định tại các điểm a, b, c, d, e và g khoản 4 nêu trên;

c) Tịch thu tang vật là giấy tờ, văn bản bị tẩy xoá, sửa chữa làm sai lệch nội dung đối với hành vi vi phạm quy định tại khoản 1 nêu trên.

7. Biện pháp khắc phục hậu quả:

a) Buộc tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ chứng thực thông báo trên cổng thông tin điện tử của Sở Tư pháp nơi đặt trụ sở về văn bản đã được chứng thực tại điểm a khoản 3, các điểm a, b, c và d khoản 4, khoản 5 nêu trên;

b) Kiến nghị cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền xem xét, xử lý đối với giấy tờ, văn bản bị tẩy xóa, sửa chữa làm sai lệch nội dung quy định tại khoản 1 nêu trên;

c) Buộc nộp lại số lợi bất hợp pháp có được do thực hiện hành vi vi phạm quy định tại điểm d khoản 3 nêu trên.

(2) Hành vi vi phạm quy định về chứng thực hợp đồng, giao dịch (Điều 35 Nghị định số 82/2020/NĐ-CP)

1. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với hành vi tẩy xoá, sửa chữa làm sai lệch nội dung giấy tờ do cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền cấp để chứng thực hợp đồng, giao dịch.

2. Phạt tiền từ 7.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi sử dụng giấy tờ giả của cá nhân để được chứng thực hợp đồng, giao dịch.

3. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với hành vi mạo danh chủ thể để được chứng thực hợp đồng, giao dịch.

4. Hình thức xử phạt bổ sung:

Tịch thu tang vật là giấy tờ, văn bản bị tẩy xoá, sửa chữa làm sai lệch nội dung hoặc làm giả đối với hành vi vi phạm quy định tại các khoản 1 và 2 nêu trên.

5. Biện pháp khắc phục hậu quả:

a) Buộc cơ quan thực hiện chứng thực đang lưu trữ hồ sơ chứng thực thông báo cho cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền, nghĩa vụ liên quan về hành vi vi phạm quy định tại các khoản 1, 2 và 3 nêu trên;

b) Kiến nghị cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền xem xét, xử lý đối với giấy tờ, văn bản bị tẩy xóa, sửa chữa làm sai lệch nội dung quy định tại khoản 1 nêu trên.

(3) Hành vi vi phạm quy định về chứng thực chữ ký người dịch (Điều 36 Nghị định số 82/2020/NĐ-CP)

1. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với hành vi tẩy xoá, sửa chữa làm sai lệch nội dung giấy tờ, văn bản cần dịch hoặc văn bằng, chứng chỉ ngoại ngữ của người dịch theo quy định của pháp luật.

2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 7.000.000 đồng đối với hành vi dịch sai để trục lợi.

3. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với hành vi sử dụng giấy tờ giả của cá nhân để dịch hoặc yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch.

4. Hình thức xử phạt bổ sung:

Tịch thu tang vật là giấy tờ, văn bản bị tẩy xoá, sửa chữa làm sai lệch nội dung đối với hành vi vi phạm quy định tại khoản 1 nêu trên.

5. Biện pháp khắc phục hậu quả:

a) Buộc cơ quan thực hiện chứng thực đang lưu trữ hồ sơ chứng thực thông báo trên cổng thông tin điện tử của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh về bản dịch đã được chứng thực quy định tại các khoản 2 và 3 nêu trên;

c) Buộc nộp lại số lợi bất hợp pháp có được do thực hiện hành vi vi phạm quy định tại khoản 2 nêu trên.