Chi tiết bài viết - Xã Gio An - Gio Linh

1. Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính là gì?

Ngày 08/4/2020, Chính phủ ban hành Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 quy định về thực hiện thủ tục hành chính (TTHC) trên môi trường điện tử (có hiệu lực thi hành kể từ ngày 22/5/2020) quy định:

- Bản sao điện tử: là bản chụp dưới dạng điện tử từ bản chính dạng văn bản giấy hoặc tập tin có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc, bản chính dạng văn bản giấy.

- Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính: là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính dạng văn bản giấy để chứng thực bản sao bằng hình thức điện tử là đúng với bản chính.

2. Những tiện ích khi sử dụng bản sao điện tử chứng thực từ bản chính

Hiện nay, Chính phủ đang chỉ đạo các ngành, các cấp đẩy mạnh việc thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử (có nghĩa là các cơ quan, tổ chức, cá nhân tiến hành toàn bộ hoặc một số bước thực hiện TTHC, thủ tục giải quyết công việc bằng phương tiện điện tử thông qua các dịch vụ công trực tuyến. Việc thực hiện TTHC trên môi trường điện tử có giá trị pháp lý như các hình thức khác theo quy định của pháp luật, còn được gọi là nộp hồ sơ TTHC qua mạng), việc sử dụng bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính là một trong những nội dung quan trọng để thực hiện TTHC trên môi trường điện tử.

Việc sử dụng bản sao điện tử có nhiều tiện ích, không chỉ đối với tổ chức, cá nhân mà còn với cả cơ quan nhà nước và đội ngũ cán bộ, công chức cơ quan hành chính làm nhiệm vụ chứng thực, cụ thể:

- Chứng thực điện tử là giải pháp góp phần tiết kiệm nhiều hơn nữa về thời gian, công sức, chi phí giao dịch, qua đó đem lại sự tiện lợi, hài lòng cho người dân, doanh nghiệp khi thực hiện các TTHC.

Thực tế hiện nay, khi sử dụng dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, mức độ 4 (hỗ trợ đăng ký, nộp hồ sơ giải quyết TTHC trực tuyến), công dân, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện việc nộp bản sao chứng thực/xuất trình giấy tờ gốc để xác minh lại hồ sơ. Trong khi đó, bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính để dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác).

Khi sử dụng bản sao chứng thực điện tử, người dân, doanh nghiệp có thể thực hiện trực tuyến hoàn toàn đối với đa số các TTHC đã được cung cấp trên môi trường điện tử, loại bỏ tình trạng phải nộp bản sao chứng thực/xuất trình bản giấy để xác minh lại hồ sơ hiện nay. Bên cạnh đó, bản sao chứng thực điện tử được ký số và đóng dấu bảo đảm tính nguyên vẹn, chính xác, có ưu điểm là có thể sử dụng lại nhiều lần. Với một bản sao chứng thực điện tử, công dân, doanh nghiệp sử dụng được cho nhiều bộ hồ sơ trực tuyến khác nhau (thay vì mỗi bộ hồ sơ phải có một văn bản chứng thực riêng), do vậy tiết kiệm được rất nhiều về công sức, thời gian, chi phí.

- Đối với cán bộ, công chức tiếp nhận bản sao điện tử đã chứng thực cũng có nhiều thuận lợi hơn do bản sao được ký số và đóng dấu bảo đảm tính nguyên vẹn, chính xác và có thể dễ dàng kiểm tra, giải quyết cho thủ tục tiếp theo. Thủ tục chứng thực bản sao điện tử từ bản chính cũng không phức tạp. Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, chụp điện tử bản chính, nhập lời chứng thực bản sao từ bản chính và thực hiện ký số của người thực hiện chứng thực, cơ quan có thẩm quyền chứng thực và cập nhật vào sổ chứng thực.

Theo số liệu thống kê của Bộ Tư pháp, trong năm 2019 số lượng bản sao chứng thực được thực hiện là trên 102 triệu bản, nếu sử dụng lại được 30% kết quả chứng thực, chi phí xã hội sẽ tiết kiệm được trên 428 tỉ đồng mỗi năm. Như vậy, việc thực hiện chứng thực bản sao điện tử mang lại nhiều tiện ích, thuận lợi cho cả phía người dân, doanh nghiệp và cơ quan hành chính nhà nước.

3. Cơ quan có thẩm quyền chứng thực bản sao điện tử từ bản chính

- Phòng Tư pháp: Tiếp nhận và thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.

- UBND các xã, thị trấn: Tiếp nhận và thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận.

4. Một số lưu ý đối với tổ chức, cá nhân có yêu cầu cấp bản sao điện tử chứng thực từ bản chính

- Thứ nhất, để được cấp bản sao chứng thực điện tử hay thực hiện các TTHC trực tuyến, tổ chức, cá nhân cần phải có tài khoản trên Cổng dịch vụ công Quốc gia, để lập tài khoản bạn chỉ cần truy cập địa chỉ https://dichvucong.gov.vn , chọn đăng ký và làm theo hướng dẫn. Để đăng ký tài khoản dịch vụ công, sim số điện thoại phải là sim chính chủ (số CMND/CCCD dùng để đăng ký tài khoàn và đăng ký thuê bao di động phải cùng của một người).

- Thứ hai, trước khi thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính, tổ chức, cá nhân có thể đặt lịch hẹn với cơ quan có thẩm quyền thực hiện chứng thực. Nếu đặt lịch hẹn, Tổ chức, cá nhân đăng nhập vào Cổng dịch vụ công Quốc gia, chọn cơ quan có thẩm quyền thực hiện chứng thực và đặt lịch hẹn.

- Thứ ba, khi thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính, tổ chức, cá nhân mang bản chính giấy tờ cần chứng thực và các giấy tờ liên quan tới trực tiếp cơ quan có thẩm quyền thực hiện chứng thực để yêu cầu chứng thực bản sao điện tử từ bản chính. Sau khi được tiếp nhận bản chính để chứng thực, tổ chức, cá nhân nộp lệ phí chứng thực trực tiếp tại nơi thực hiện chứng thực

- Thứ tư, bản sao điện tử đã chứng thực từ bản chính được đồng bộ về tài khoản Cổng DVC Quốc gia (trong trường hợp thông tin đăng ký trùng với thông tin tài khoản DVC Quốc gia hoặc gửi về email cho người đăng ký theo email do người đăng ký cung cấp.